Svenska arbetsgivare hanterar inte alltid de kollektivavtalade tjänstepensionerna för sina anställda på ett korrekt sätt. Detta innebär att företag tar stora risker, vilka också kan vara kostsamma. Det kan handla om att felaktiga uppgifter rapporteras till Collectum vilka administrerar tjänstepensioner och fungerar som en sambandscentral. Ett antal fel kan emellertid uppstå vid olika tillfällen under processens gång. Dessutom förekommer också många olika varianter av avtal vilket gör arbetet komplext och ökar riskerna för att fel uppstår. Att göra analyser i lönefilerna för att upptäcka dessa fel är en värdefull hjälp för bolagen. 

Idur Information AB är ett företag som funnits sedan 2002 och är arbetsgivarens part inom tjänstepensioner. 80 koncerner har hittills anlitat Idur Infromation för att göra dessa analyser och åtgärda eventuella fel. Felen kan också åtgärdas retroaktivt för att uppgifterna ska vara korrekta över tid. Sex av dessa koncerner där analyser gjorts under 2010 diskuteras i denna artikel. Behovet av att göra analyser hos större företag har visat sig vara nödvändigt i många fall, vilket tydligt visar att det funnits och fortfarande finns problem med att hantera tjänstepensionerna på ett korrekt sätt. Sammanfattningsvis kan konstateras att de kollektivavtalade tjänstepensionerna inte är standardiserade och det till och med kan finnas flera olika avtal inom en och samma koncern. Dessutom är det enbart ett fåtal personer inom varje koncern som sköter processen, vilket medför att avvikelser i hanteringen kan förekomma.

Observera: Figurerna finns att ladda ned som pdf på sidan 6. 

Bakgrund

Den i Sverige lagstadgade arbetsgivaravgiften finansierar de sociala försäkringarna, till exempel sjukförsäkring, ålderspension och föräldraförsäkring. Det finns också ytterligare pensionsförmåner som genom kollektivavtal tillfaller anställda och bekostas av arbetsgivarna, de så kallade tjänstepensionerna (ITP). 

Vanliga orsaker till fel

Processen i ett kollektivavtal

Det är flertalet olika instanser som hanterar varje anställds ITP innan den registreras hos Collectum, vilket innebär en risk för att fel uppkommer på vägen. Hos bolagen ska HR-avdelningen se till att pensionspolicyn följs och det handlar då ofta om flera olika avtal inom samma bolag.

• ITP avdelning 1
• ITP avdelning 2
• Alternativ ITP (frilagd premie)
• Alternativ ITP (premietrappa)
• SAF-LO
• Utland
• Chefsplan
• Löneväxling

Mycket av det som står i dessa avtal ska behandlas på skilda sätt, vilket komplicerar hanteringen avsevärt. Löneavdelningen ska se till att rätt löneart registreras i lönesystemet och sedan överföra filerna till Collectum som sköter administrationen och kontakterna med respektive försäkringsbolag. Både försäkringsbolagen och Collectum fakturerar därefter bolagens ekonomiavdelning. Det kan dessutom finnas andra avtal som ska följas, samt flera andra försäkringsbolag som är inblandade i hanteringen av försäkringarna. 

Figur 1: Olika instanser som hanterar ITP-avsättningen

Se bilaga:

Källa: Idur information

Enligt Idur Information avsätts endast 5 procent av de HR-anställdas arbetstid inom de enskilda företagen för att hantera den kollektivavtalade tjänstepensionen.

Att rapportera till Collectum

För samtliga anställda i ett företag med rätt till ITP ska den så kallade ”pensionsmedförande” lönen rapporteras till Collectum. Lönen rapporteras vid löneändringar vilket oftast innebär månadsvis för personer med ITP 1 och årligen för personer med ITP 2. Lönen ändras också för personer med ITP 2 när eventuell bonus utbetalas följande år. Detta gör företagen genom att skicka filer till Collectum, vilket ofta förefaller ställa till med felaktigheter. De fel som förekommer i hanteringen är till exempel:

• Att fel lönearter har summerats
• Att anställda av misstag saknas i filen från arbetsgivaren
• Att anställda med avslutad anställning inte blir avanmälda
• Att sjuka, föräldralediga, tjänstlediga och studerande inte blir avanmälda
• Att de som varit avanmälda sedan inte anmäls vid återkomst till arbete
• Att anställda med utlandstjänstgöring behandlas enligt företagets gällande policy

Pensionsmedförande lön

Den lön som ska ligga till grund för pensionsavsättningen är den så kallade pensionsmedförande lönen. Där skiljer sig de olika ITP-planerna åt på flera punkter.

ITP 1 gäller för de som är födda 1979 eller senare, samt vissa personer födda före 1979 med avtalad ITP 1. Ersättningen beräknas på den utbetalda bruttolönen. I bruttolönen ingår förutom avtalad lön också exempelvis övertid/mertid, sjuklön, semestertillägg och bonus/provision. Däremot ingår inte kostnadsersättningar eller förmåner.

Gäller för de som är födda 1978 eller tidigare och här beräknas ersättningarna på den fasta månadslönen x 12,2 där det genomsnittliga semestertillägget ingår. Provision, tantiem eller liknande ska också ingå. Likaså vissa, enligt Skatteverket, naturaförmåner och ersättning för regelbundet återkommande skiftarbete, förskjuten arbetstid, jourtid, beredskapstjänst och restidsersättning. Däremot ingår inte övertidsersättning eller liknande. De rörliga löne-delarna beräknas som genomsnittet av de tre föregående kalenderårens utbetalningar inklusive semestertillägg.

Anställda med en lön över 10 inkomstbasbelopp (ibb), så kallade 10-taggare, kan komma överens med sin arbetsgivare om att teckna alternativ ITP.

Antal personer med fel ITP

Som tidigare nämndes så har jag i föreliggande undersökning utgått från de sex bolag, vilka analyserades av Idur Information 2010, för att närmare studera vilka fel som vanligtvis uppstår i samband med hanteringen av tjänstepensioner. De aktuella bolagen hade mellan 100-1500 anställda med ITP. Idur Information tittade närmare på följande problem som fanns hos de enskilda bolagen, nämligen vilka anställda som:

• Fått för lite ITP
• Fått för mycket ITP
• Inte har någon ITP anmäld
• Har ITP anmäld men inte har rätt till det

En slutsats är felaktigheter var vanligt förekommande och hela en tredjedel av tjänstepensioner hos de undersökta boalgen var inte korrekta, vilket tyder på att felprocenten är ett relativt stort problem. 

Figur 2: Andel personer med fel ITP i samtliga av bolagen (totalt 2758 personer)

Se bilaga:

Källa: Idur Information

Det kan påpekas att det är möjligt att rätta till felaktigheter retroaktivt, vilket innebär att det kan röra sig om betydande belopp för respektive bolag. Sammanlagt hade samtliga sex bolag rapporterat in för hög pensionsmedförande lön för 284 personer. Dessa anställda har således fått en för hög förmån vilket i sin tur minskade respektive företags likviditet. För att få en uppfattning om vilka enorma belopp som detta handlar om, kan nämnas att sammanlagt uppgick summan för dessa felaktigheter till 3 712 MSEK.

Det kan också nämnas att fördelningen av felaktigheter inte var jämnt fördelade mellan de undersökta bolagen, se figur 3.