En database og dens opbygning

274 Hvorfor etablere en database? Juridisk Kontor er en afdeling i PFA Pension, som blandt andet har til opgave at samle informationer af juridisk karakter og formidle dem videre ud i PFA-koncernen. Informatio- nerne vedrører in- og eksterne afgørelser, Folketingets lovforberedende arbejde, her- under spørgsmål til ministre, betænkninger, redegørelser, meddelelser til koncernen, ori- entering til salgs- og/eller teknikerkorps, be- svarelser af henvendelser fra kunder, kollegaer og de liberale erhverv som advokater og revisorer. Karakteristisk for ovennævnte informatio- ner er, at de ikke umiddelbart kan identificeres efter samme principper, som i øvrigt gælder i en forsikringskoncern. Det er ikke anvendeligt at bruge et policenummer, fordi langt de fleste spørgsmål relaterer sig til generelle forhold, der som udgangspunkt sjældent direkte har med den enkelte forsikrede at gøre. Den manglende mulighed for at rubricere informationerne efter de almindelige princip- per betyder, at Juridisk Kontor i samarbejde med edb-afdelingen har udarbejdet en lille database. Med databasen er mulighederne for informationssøgning utallige. Skriver man et emne, en kunde, en afdeling, et ord fra sags- fremstilling og starter søgningen, får man på kort tid alle de relevante sager frem. Det giver en lettelse i dagligdagen ved besvarelser såvel telefonisk som personligt. Vi kan umiddelbart slå op med et søgeord og straks få at vide, om emnet er dyrket før, og i så fald med hvilket resultat. Har emnet ikke været behandlet tid- En database og dens opbygning Denne artikel beskriver, hvordan man på enkel vis kan sikre en hurtig informationssøgning gennem en PC- løsning. Marianne von Eyben NFT 3/1997 af Marianne von Eyben, eksp.sekr., cand.jur. i PFA Pension 275 ligere, kan der samtidig oprettes en ny sag. Det letter sagsbehandlingen for den enkelte, og betyder en ensartet besvarelse af de samme spørgsmål. Nedenstående beskrevne system er i sin vorden. Vi bliver heldigvis klogere for hver dag, der går med brugen. Der eksisterer med sikkerhed andre betydeligt mere avancerede systemer, men som jurist og uden teknisk indsigt dækker databasen fint Juridisk Kon- tors behov. Fakta om databasen Selve informationsbasen er etableret i Visual Basic 4,0 med en access-database under Win- dows. Den består af 12 variable informationer, hvoraf en information leveres af systemet, når sagen anlægges. Det har vi valgt at kalde det juridiske løbenummer. Til dette løbenummer bliver der automatisk tilknyttet en fortløbende nummerering af de dokumenter, som Juridisk Kontor skriver. Uanset hvem, der skriver på en sag, vil den fortløbende nummerering af dokumenterne finde sted. Der er taget højde for, at når juridisk afdeling overgår til at scanne indkomne skrivelser, kan de også indgå i nummereringen. Dokumentidentifikation Hvert dokument, som bliver skrevet med til- knytning til en jurasag, får automatisk en identifikation nederst. Den består af fire dele. Den første del består af juraløbenummeret og nummeret på dokumentet som beskrevet ovenfor. Ansvarlig for sagen Der er en rubrik anvendt til identifikation af den sagsansvarlige jurist. I PFA Pension an- vender vi medarbejdernes initialer. Det er identifikation nr. to. Automatisk dato Den tredje identifikation er en automatisk indsat dato. Kunder Vi identificerer også de personer, der spørger. En intern forespørger får sine sædvanlige initialer tilligemed navnet på den afdeling, som spørger arbejder i, mens en ekstern fore- spørger som udgangspunkt alene står med sit navn. Dette er den sidste af de fire dele, som identifikationen består af. Hver af de fire identifikationer adskilles med en back-slash. Identifikationen får her- med følgende samlede udseende: Sagsbehandlingstid Vi fandt det tillige relevant at kunne registre dels antallet af sager, dels den enkelte sags ekspeditionstid. Derfor er to af variablerne Identificerbart dokument Dokumentnavn Ansvarig jurist Dato Kunde 276 anvendt til henholdsvis start- og slutdato. Da en sag godt kan blive ekspederet over længere tid, fordi den er led i et udviklingsprojekt; kræver svar på en ministeriel henvendelse eller ønskes behandlet i et eller flere udvalg i Rådet for Dansk Forsikring og Pension, var det også relevant med en rubrik, som tilken- degav, hvorfor sagsbehandlingstiden trækker ud. Denne rubrik kaldes for sagsstatus. Policenr./cpr.nr. Hvis spørgsmålet relaterer sig til eksisterende kunder, har databasen to variable informatio- ner i form af henholdsvis police- og cpr.nr. Hermed undgår Juridisk Kontor i at lægge beslag på en policesag, hvis den reelt er uden betydning for spørgsmålet. Er en af de to rubrikker til gengæld udfyldt, kan juristerne sikre sig, at den juridiske sag også bliver noteret på policesagen. Der bliver i øvrigt ikke registreret oplysninger om enkeltperso- ners forhold, som ikke i forvejen er registreret i PFA Pension, jævnfør Lov om private registre. Fysiske dokumenter – hvad med dem? Indtil scanning er hverdag i hele PFA Pension, anvender vi en rubrik til at notere de fysiske dokumenter, som vi modtager med relevans for sagen. Det kan være advokaters eller Fi- nanstilsynets breve, meddelelser fra Rådet for Dansk Forsikring og Pension, Forbruger- ombudsmandens udtalelser, artikler eller andet materiale, som kan belyse emnet. Når de nævnte dokumenter er identificerbare på et eksternt journalnr., bliver også journalnr. noteret. Emner og sagsfremstilling Vi kategoriserer desuden sagerne efter emner. Emnenavnene stammer fra Karnov og er for eksempel: Forsikring, Markedsføring, Regis- terværn med videre. Den sidste, men også den vigtigste rubrik, er en kort sagsfremstilling. Her angiver vi i tekstform, hvad sagen vedrører. Afslutning Med de variable søgeparametre, som identifi- cerer dokumenterne, og med fritekst søgemu- ligheden i de worddokumenter, som vore tekster i øvrigt bliver skrevet i, har juristerne fået et meget anvendeligt informationssøg- ningsredskab. Det er også nødvendigt, for med det stigende antal nye love, vejledninger, udtalelser og afgørelser, som relaterer sig til forsikringsbranchen, er behovet for at være opdateret blevet enormt. Bøger, der skrives i dag og som trykkes i morgen, er ofte forældet i går. Det er derfor ambitionen, at den juridiske database med tiden vil udvikle sig til et egent- ligt elektronisk bibliotek for hele koncernen, hvor den enkelte sagsbehandler i stedet for at slå et juridisk emne op i en bog kan søge i databasen og finde svar, der ikke er forældet.