Återförsäkring år 2000 – effekten och utvecklingen av IT

346 NFT 4/1999 Användningen av IT inom försäkringsmark- naden har i de flesta avseenden inte utveck- lats i samma takt som inom andra verksam- heter, t ex banker. Även våra kunder, capti- ves, har i högre grad tillägnat sig ny teknik. Dagens försäkringmarknad har fortsatt höga administrationskostnader och produktivite- ten måste höjas. År 1995 genomförde Cooper & Lybrand en studie av Londonmarknaden och en bedöm- ning var att hela marknaden skulle kunna spara 30 procent av den totala administra- tionskostnaden på GBP 1.000.000.000 med en effektivare hantering. Försäkringsmarknaden i Sverige har totalt lagt ner mycket stora belopp på IT utan att uppnå de förväntade effekterna. De flesta företag utvecklar sina egna försäkringssystem som efter några år ofta fasas ut för att de inte uppfyller behoven. Andra system, som t ex ekonomisystem, köps ofta som standardvara och anpassas till de egna interna kraven. Det har visat sig omöjligt att uppskatta den totala kostnaden för den svenska försäkrings- marknadens IT-utveckling. När man försö- ker studera dessa kostnader skall man dessut- om beakta all den arbetstid som läggs ned av den del av personalen som inte är anställd inom IT-området. Den totala procentuella administrations- kostnaden har idag snarare ökat än minskat. Ett skäl är att den ”mjuka” marknaden, dvs premierna, har sänkts under ett antal år. För att rationalisera verksamheten måste IT användas mer effektivt och en övergripande IT-strategi behövs för hela verksamheten med beaktande av omvärlden och dess utveckling. En total analys bör göras av informations- Återförsäkring år 2000 – effekten och utvecklingen av IT Det i uppsatsen redovisade materialet baseras på ett stort antal intervjuer och diskussioner med kunder (Risk Managers), försäkringsbolag, mäklare, bransch- organisationer och IT-företag/kunder i Sverige och Lon- don. Redovisningen begränsar sig till användandet av IT vid återförsäkring av industririsker, och vad som i det följande sägs om ”marknaden” hänför sig alltså till marknaden för denna typ av risk. av Isabella Fogelström Isabella Fogelström Isabella Fogelström tilldelades 1998 ett stipendium från SFFs minnesfond. Artikeln utgör en förkortad version av stipendierapporten. 347 flödet både internt och externt: Vilken infor- mation exporteras och importeras och hur kan den automatiskt föras till och från de egna interna systemen? För att få en helhetsbild bör en plan upprättas för 2–3 år. I dag löses ofta bara de mest akuta problemen med enskilda system. Med en klar strategi kan företaget lättare anpassa sin egen IT-utveckling till de nya produkter och tek- nologier som kommer ut på marknaden. En ny trend är att den finansiella markna- den och managementkonsulter börjar etablera sig inom försäkringsområdet. Detta förhål- lande gör det ännu mer angeläget att IT- utvecklingen går snabbt och effektivt framåt, för att den traditionella försäkringsbranschen inte skall förlora marknadsandelar. Att kunna utnyttja IT effektivt är i dag en överlevnadsfråga i den hårda konkurrensen. Det är till sist kunderna som betalar kost- naderna och en pådrivande faktor för captive- utvecklingen, visserligen bara en men en viktig sådan, har varit att captivekunderna ansett sig kunna administrera affären själva på ett effektivare och billigare sätt än den traditionella försäkringsmarknaden. Förslag till en rationellare hantering av återförsäkring Inom fakultativ återförsäkring/captiveåter- försäkring (härefter benämnt endast åter- försäkring) skall flera parter ha samma infor- mation, eftersom de deltar på samma risk. I de flesta avseenden som berör IT-tekniken kan en jämförelse göras med en coassurans- marknad, dvs alla inblandade parter har sam- ma behov och rätt till information. Londonmarknaden är en utpräglad coassu- rans-marknad och har sedan ett antal år arbetat på att få fram en gemensam standard för att elektroniskt kunna förmedla informa- tion mellan mäklare och försäkringsbolag. Denna information skall sedan maskinellt kunna föras över till de egna systemen. Man har även ett gemensamt ”back office” som tar hand om administrationen efter avslutad affär. På samma sätt skulle vi i Sverige kunna spara avsevärd tid och betydande direkta och indirekta kostnader genom att i ett gemen- samt system föra information automatiskt mellan mäklare, bolag och cedent/kund. Vi kan studera detta genom att följa proce- duren vid följande förslag till placering av en captive retroaffär. Förloppet blir analogt för en fakultativ återförsäkring. Förslaget byg- ger på befintlig och beprövad teknik. I exemplet begränsar vi oss till återförsäk- ring av captivet (kunden) och det är mäklaren som tar fram och sammanställer underwrit- ingmaterialet och placerar risken. Följande parter är involverade: Captive (kund), Återförsäkringsmäklare och Åter- försäkringsbolag. Av ’tabellen’ framgår att tidsåtgången för många av de ’rent’ administrativa arbetsupp- gifterna minskar avsevärt och vissa moment försvinner helt. Om man betänker hur många dokument som i dag skrivs ut och förmedlas under en retro-placering inser man att tidsbe- sparingen blir väsentlig med ett gemensamt system. Vidare kan arbetsmoment som idag involverar flera personer skötas av en person. Kostnaderna för porto, tele samt bud och kurir är totalt sett dessutom långt i från försumbara i dagens hantering. Med ett gemensamt nätverk skulle också kvaliteten bli väsentligt högre eftersom in- formationen inte behöver skrivas om flera gånger med åtföljande risker för fel. Även i föregående och efterföljande led blir tidsbesparingarna betydande, dvs när infor- mation skall föras till och från captive, front- ande försäkringsbolag och eventuella direkt- mäklare. Dock – också i det skisserade förslaget förekommer ett antal personliga besök och kontakter mellan parterna under placering- en. Elektroniken kan aldrig ersätta den per- sonliga kontakten. 348 Ett exempel på hur processen i en retro- placering går till i dag Information samlas in från kund, mäklare och försäkringsbolag för att sammanställas till ett färdigt underwriting- material. Största delen av materialet är fram- taget från parternas olika system, som sänds över till mäklaren i pappersformat. Delar av materialet skrivs sedan manuellt in i mäklarens system för vidarebearbetning och för att få fram en snygg och åskådlig under- writinginformation. Informationen kopieras i ett antal exemplar. Det färdiga materialet brukar bli ett ansenligt antal dokument varav riskbeskrivningar utgör en stor del. Underwritingmaterialet förpackas och sänds ut till ett antal återförsäk- rare i och utanför Sverige per post eller bud/kurir. Adresser plockas fram och skrivas ut, blanketter fylls i o s v. ”Slipen” sänds ut tillsammans med underwriting-informatio- nen eller i efterhand per fax. Ett exempel på hur processen i en retroplacering skulle kunna gå till med ett gemen- samt system. Kund och försäkringsbolag sänder informationen via nätverket till ansvarig mäklare som direkt kan komplettera med sin egen information. Mäklaren sammanställer materialet. Informationen kan behandlas direkt i översänt format. Diagram, uppställningar, statistik m.m kan snabbt framställas. Survey Reports kan visas i färg och bilder av anläggningarna kan visas tredimensionellt för att få en bättre uppfattning om anlägg- ningen. Det färdiga underwrit- ing-materialet får ett åskådligt och enhetligt utseende. Inget material kopieras efter- som det sänds ut elektroniskt. När underwritinginformationen är komplett och färdigbearbe- tad sänds ett password via e- mail (sändlista skrivs) till respektive tillfrågade återför- säkringsbolag och kund. Genom att öppna systemet med av mäklaren meddelat password får man tillgång till informationen som är lagrad i systemets databas. ”Slipen” sänds ut elektroniskt tillsammans med underwriting- materialet eller i efterhand. ”Slipen” ligger i samma data- bas som U/W-informationen men respektive återförsäkrare har endast access till sin ”slip” vilket styrs via password. Tidsbesparingar om man jämför första och andra exemplet. Tid sparas genom att: det för kund och försäkrings- bolag går snabbare att direkt från systemen vidarebefordra informationen. Inget material behöver skrivas ut och sedan sändas över per post eller fax/ e-mail. Mäklaren har all information i ett system och kan maskinellt lägga till egen eller extern information för att bearbeta och/eller framställa underwriting-informationen. arbetsmomentet är helt automatiserat. Ingen direkt kostnad för de gånger kopieringsarbetet köpes externt. inget material behövs sändas ut manuellt. Endast password behövs distribueras via email. En person kan på mycket kort tid verkställa att alla berörda får tillgång till informationen. Adresser behövs inte tas fram, blanketter behövs ej skrivas osv. Även direktkostnader såsom porto kurir mm sparas. ”slipen” finns i databasen och alla berörda återförsäkrare har tillgång till sin ”slip” genom sitt password. Inget manuellt arbete utförs. 1 2 3 4 349 Informationen behandlas sedan av återförsäkrarna för att de skall kunna lämna en accept. Delar av informationen läggs då åter in i ett annat system (försäkringsbo- lagets). I dag sänds efter förfrå- gan viss information via e-mail som är skriven i standardpro- gram t.ex. Excel, men för att detta skall fungera måste båda parterna använda samma standardprogram och dessutom måste man först kontrollera villken version av programmet mottagaren använder. Frågor från återförsäkrarna besvaras av mäklaren, via email, fax, telefon och brev/kurir. Mäklaren måste i sin tur ofta gå vidare med frågor till kunden. Respektive återförsäkrare returnerar ”slipen” per fax till mäklaren med uppgifter om accepterad andel. Mäklaren sammanställer i sitt system accepterna för att ha kontroll på hur stor del av risken som är placerad. Uppdatering av placeringsläget sker kontinuerligt till kund. Cover Note sänds per fax till respektive återförsäkrare, en Cover Note per återförsäkrare måste utfärdas. Återförsäkrarna kan direkt behandla informationen utan att först på nytt mata in någon information manuellt. Dessut- om kan informationen föras över till de egna systemen för att vidare kunna bearbetas i de egna beräknings och analyssystemen. Frågor sändas via det gemen- samma systemet så att alla inblandade parter har tillgång till informationen. Accept från återförsäkrarna sker genom att återförsäkra- rna anger accepterad andel i angivet fält i ”slipen” som är lagrad i systemet. Genom att återförsäkraren öppnat systemet med sitt password gör det accepten giltlig. Sammanställningar av accepterade andelar sker automatiskt när svar erhållits från återförsäkrarna. Sam- manställningen är endast tillgänglig för mäklaren och kunden. Cover Note för respektive återförsäkrare framställs genom att: en standard Cover Note upprättas systemet utfärdar sedan en individuell Cover Note för varje återförsäkrare genom att respektive andel plockas från sammanställningen (enligt punkt 8). ingen information be- höver läggas in manuellt. Dessutom medför detta att underwritingen blir mer genomarbetad eftersom det är enklare att använda all informa- tion i de egna beräknings- och analys- systemen. all information läggs in endast en gång och når alla berörda. Inga fax behövs skrivas och sändas. Telefonkontakten och personliga besök kom- mer alltid att finnas kvar. inga fax behövs skickas, endast en accept i systemet behövs. arbetsmomentet är helt automatiserat. Cover Note ligger lag- rad i systemets databas och alla berörda har tillgång till sin Cover Note. Inget manuellt utskick sker. 5 6 7 8 9 350 Tidsbesparingar om man jämför första och andra exemplet. Tid sparas genom att: det är enkelt och snabbt att genom sammanställ- ningen se vem som returnerat accepten. Inga fax behövs skickas, endast accepter i syste- met behövs. arbetsmomentet är helt automatiserat. inget manuellt arbete för utskrift av faktura och ut- skick per post av fakturan. arbetsmomentet är helt automatiserat. arbetsmomentet är helt automatiserat. arbetsmomentet är helt automatiserat. ———- 10 11 12 13 14 15 16 Ett exempel på hur processen i en retroplacering går till i dag Återförsäkrarna signerar och returnerar Cover Note per fax. Efter att alla signerade bekräftelser returnerats sänds ”Cover Note” (signerat original) per post och eventu- ellt även per fax till kund. Faktura (original) skrivs ut och sänds till kund per post eller med kurir. Uppgift om bank och bank- konto för respektive återför- säkrare skall tas fram. Registrering av risken i det egna försäkringssystemet för varje part. Information och instruktioner (skriftlig och muntlig) till ekonomiavdelningen om återförsäkrarnas premie och provision samt när premien skall utbetalas m.m. Ekonomiavdelningen skall också bevaka att premien från kund blir inbetald i tid i annat fall skall påminnelse sändas ut. Respektive andel av premien utbetalas till återförsäkrarna med avdrag av provision mm. Ett exempel på hur proces- sen i en retroplacering skulle kunna gå till med ett gemensamt system Accept från återförsäkrarna sker genom att signum skrivs i angivet fält. Accepten är giltlig genom att återförsäk- rarna öppnat systemet med sitt password. Sammanställningen uppdate- ras automatiskt med notering om vilka som svarat alltefter- som Cover Notes returneras av återförsäkrarna. Kunden får automatiskt Cover Note på samma sätt som åter- försäkrarna (se punkt 9) och har på samma sätt som mäkla- ren tillgång till sammanställ- ningen över accepterna. Faktura framställs i systemet och sänds elektroniskt. Uppgift om bank, bank- konto m.m finns i systemet. Maskinell överföring till det interna systemet. Sammanställningar av accep- terade andelar med uppgift om betalningsdatum går automa- tiskt till ekonomiavdelningen. Systemet sänder ut automatiska påminnelser. Ingen skillnad mot idag.