För snart tio år sedan flyttade SPP in i nya, ändamålsenliga lokaler på Vasagatan i Stockholm, nära till kommunikationer åt olika håll. Ändamålsenliga för den tidens behov av kontor. Men saker och ting förändras snabbt. Redan innan pandemin hade man börjat titta på förändringar av lokalerna. Vad som sedan hände under pandemin, har gjort det än mer nödvändigt att se över hur det framtida kontoret kan öppna för ökad flexibilitet i arbetsvardagen
Nordisk försäkringstidskrift hälsade på hos SPP under hösten där ombyggnaden då var i full gång.
Ökad flexibilitet — men man saknar varandra
— Lite tur hade vi. Alla medarbetare hade fått nya datorer, med Office 365 och Teams installerade. När pandemin bröt ut, var vi därför rätt så väl förberedda att ta plats vid hemmakontoren, konstaterar Helena Sandin, HR-chef på SPP (som på SPP kallas People-chef).
Hon berättar också om hur regelbundna Puls-mätningar gjorts bland medarbetarna och som visar att engagemanget ökat. Man upplever en ökad flexibilitet, men saknar varandra. Det har också varit svårt att stimulera kreativitet den digitala vägen.
—Många har exempelvis saknat lunchen i vår egen kantin Spisen där man träffar kollegor från andra delar av organisationen, säger Staffan Hansén, VD för SPP.
Frågan är då vad som nu händer med kontoret på Vasagatan där det är cirka 400 personer som arbetar? Helena nämner att man har involverat organisationen, dels genom Puls, dels via enkäter. Dessutom är arbetsgrupper involverade runt olika teman, till exempel designen.
Vara lyhörd
En levande arbetsmiljö som man verkligen vill komma till, ett ställe att trivas på och mer en mötesplats än en traditionell arbetsplats. Så tänker sig SPP:s vd Staffan Hansén att det nya kontoret, som ska vara klart under början av 2022, ska se ut.
— Vårt nya arbetsliv efter pandemin kommer att prägla hur kontoren kommer att se ut. Vi ska nu förena det bästa som vi hade med oss före pandemin, med det vi har lärt oss under resans gång. Det handlar om att kombinera kontorsarbete med ett ökat mått av flexibilitet.
Lösningen ligger, enligt honom, inte i ”one-size fits all”. Istället handlar det om att vara lyhörd och arbeta in ett nytt hybridsätt att arbeta präglat av en »koordinerad flexibilitet«.
Helena berättar att kontorsytorna kommer att krympa, eftersom det har funnits mer yta per person än ett på ett genomsnittligt kontor. Men kommer då alla att få plats på kontoren efter ombyggnaden?
Kontorsutrymme för alla
Det nya kontoret ha olika zoner såsom exempelvis tysta, kreativa och sociala, man kommer inte att ha någon egen bestämd plats.
— Vi vill ju ha ett flexibelt arbetsliv, och vi tänker i termer av vissa grundläggande ramar som vi sätter, sedan är det vi själva som formar framtiden. Kontoren är den primära arbetsplatsen. Det finns inga förväntningar på att jobba hemifrån Det finns en stjärtplats åt alla på kontoret. Men det kan finnas behov av att, på olika sätt, koordinera flexibiliteten, betonar Staffan och Helena fyller i:
— De team som är relativt nyetablerade kanske har ett större behov av att fysiskt träffas ofta, inte minst för att bygga en gemensam kultur. Team som har funnits ett tag kanske i högre grad kan förlita sig på digitala möten.
Jobbar tvärfunktionellt
Både Staffan och Helena berättar att SPP redan före pandemin jobbade tvärfunktionellt,
— Vi började arbeta tvärfunktionellt för fem år sedan, när vi införde en ny IT-plattform. Resultatet har blivit ett effektivare arbetssätt. Vi har leveransteam som jobbar på tvärs och det gör att vi får ut både bredd och olika perspektiv av vår kompetens, poängterar Staffan.
En intressant iakttagelse är att medarbetarna på de fyra regionkontoren under pandemin kunnat jobba på samma premisser som sina kollegor på Stockholms-kontoret. Organisationen har plattats till och det är inget som Staffan vill ändra på. Resultatet har också blivit att det inte längre har betydelse på vilket kontor en expert arbetar utifrån. Faktum är att distansarbetet paradoxalt nog har fört SPP-arna närmare varandra.
— Medarbetarna ute på regionkontoren säger sig dessutom ha kommit närmare varandra under den här tiden, säger Helena.
Kulturen byggs samtidigt som lokalerna
Hur ska då kontoren utformas?
— Vi har lagt ner mycket tid på att få kontoren som vi tillsammans vill ha dem. Men vi bygger inte bara lokaler, utan vi bygger också kulturen tillsammans, säger Staffan. Helena betonar att det blir större möjligheter att träffas över gränserna, när det inte längre finns fasta arbetsplatser.
– Där kan man lära saker av att till exempel bara sitta intill någon man inte normalt sett samarbetar med.
De önskemål som kom fram vid utvärderingen var behov av fler sociala, ljusa ytor där man kan diskutera och ha workshops och skapa saker tillsammans.
– Och bra teknik. I den här hybridmodellen där några sitter på kontoret, någon på hemmakontoret, någon i Norge, någon på landet – då ska tekniken fungera på de möten man har, säger Helena Sandin.
Staffan vill att de nya SPP-kontoret ska präglas av värme, välkomnande och wow! Det blir genomtänkta färgskalor som används, med tydlig koppling till varumärket. Möblemanget blir nytt och de långa korridorerna görs mer tillgängliga. Det införs tysta respektive kreativa zoner. Biblioteket blir ett bra exempel på hur man kan utnyttja lokaler till olika aktiviteter. Och mitt i lokalerna, mellan två våningsplan, sätts det upp en interntrappa — en spännande detalj som ska minska både fysiska och relationsmässiga avstånd på kontoret
Så vi på Nordisk försäkringstidskrift kommer gärna tillbaka i vår för att se resultatet!